Un fichero es todo conjunto organizado de datos de carácter personal, cualquiera que fuere la forma o modalidad de su creación, almacenamiento, organización y acceso; y por datos de carácter personal entendemos cualquier información concerniente a las personas (nombre, domicilio, datos familiares, de salud, académicos, etc.)
Para el desarrollo de la actividad de un centro docente está justificado crear ficheros con datos personales de los trabajadores, otro con los datos personales de los alumnos y sus familias y, otro tipo de ficheros adicionales.
Joaquín Muñoz, abogado de Abanlex Abogados, especializado en la ley orgánica de protección de datos y Nuevas Tecnologías señala en su Blog que los ficheros más comunes que han de ser registrados por el tratamiento habitual de datos en un centro educativo son:
- Expediente académico (calificaciones, absentismo…).
- Personal docente (fichero de profesores para gestión interna. Distinguir del fichero de recursos humanos de la Consejería de Educación).
- Personal no docente (mantenimiento, limpieza…).
- Servicios complementarios (comedor, transporte, guardería…).
- Proveedores.
- Admisión de alumnos (matriculaciones, solicitudes…).
- Orientación psicopedagógica.
- Otros (*) en función de los servicios y características del centro.
Para crear un fichero, el responsable del mismo deberá notificarlo previamente al Registro de la Agencia de Protección de Datos.
(*) Dentro del grupo otros, podríamos considerar, el fichero de la biblioteca, los ficheros que hagan los profesores y tutores de sus alumnos, los que hagan los jefes de departamento, etc.