2. Gestión básica del Aula Virtual
2. Métodos de matriculación: manual y automatriculación. Uso de cohortes.
El proceso de añadir estudiantes a un curso se denomina matriculación. En el Aula Virtual existen diferentes métodos de matriculación a los que podemos acceder entrando en una categoría, después en un curso, en el apartado participantes, clic en la rueda dentada y pulsando en «métodos de matriculación». Hay que recordar que si estamos usando la cuenta TIC con rol de administrador de centro, es necesario cambiar de rol a profesor para realizar estas configuraciones.
Las opciones son las siguientes:
• La matriculación manual: se produce cuando el profesor del curso en cuestión selecciona uno a uno a los participantes.
• El acceso a invitados: permite a un usuario acceder a un curso sin necesidad de inscribirse. Podrá ver los contenidos, pero no participar en tareas, cuestionarios, etc. También podemos restringirlo configurando una contraseña.
• La auto-matriculación: se produce cuando el profesor facilita a los participantes un enlace al curso, para que sean ellos quienes realicen el proceso. Puede ser abierto a cualquiera que conozca el enlace al curso o puede ser cerrado, mediante una clave de automatriculación.
• Matriculación por cohortes: se produce cuando existe previamente en el aula virtual una agrupación de participantes creada por el administrador del centro, y se matricula a toda la agrupación de una vez.
El profesor/a de un curso puede ver; activar y desactivar (pulsando el icono ojo); y añadir los métodos de inscripción para adaptarlos a sus necesidades. También puede suprimirlos, aunque esto no se recomienda.
Veamos cada una de ellas con más profundidad:
Si optamos por la matrícula manual, el profesor añadirá a los estudiantes a su curso accediendo al curso y en la columna de la izquierda encontrará la opción «Participantes». Observaremos los participantes, su correo, sus roles, grupos y su último acceso al curso. Arriba a la derecha tenemos el botón de matricular usuarios. Lo pulsamos.
Se nos abrirá una ventana en la que podremos seleccionar usuarios. Ojo, solo podremos encontrar a los usuarios que, al menos, se hayan logueado una vez en el aula virtual del centro. Escribimos el nombre del usuario y lo seleccionamos. Aparece rotulado de color azul en la parte superior. Esto podemos hacerlo con los que deseemos. Pulsando la cruz podremos eliminar.
Un poco más abajo tenemos la opción de asignar un rol por defecto, como el de estudiante. Si pulsamos en «Mostrar más» veremos las opciones temporales de vigencia de la matrícula.
Una vez completado, pulsamos «Matricular usuarios». El usuario ha sido matriculado manualmente.
Si optamos por la auto-matriculación, el profesor no necesitará añadir manualmente a los estudiantes. Este método es muy interesante porque permite crear diferentes claves que asignen diferentes roles o grupos a los estudiantes, ahorrándonos trabajo. Vamos a repasar sus opciones de configuración:
• Podremos personalizar el nombre.
• Las dos siguientes opciones permiten mantener en pausa o cerrada las automatriculaciones hechas o nuevas.
• La clave de automatriculación es el código que ejerce de contraseña.
• Por supuesto, podemos elegir el más adecuado a nuestras necesidades.
• En la siguiente opción configuramos si deseamos que la clave vincule a un grupo determinado del curso.
• Seguimos con el rol que asignaremos por defecto.
• La duración de la matrícula y deseamos notificar cuando la matrícula vaya a expirar.
• La fecha de inicio y límite de la matrícula, con posibilidad de deshabilitarlas.
• Dar de baja a los inactivos después de unos días marcados.
• Establecer un máximo de usuarios matriculados.
• Establecer un cortafuegos que solo deje pasar a miembros de una cohorte.
• Posibilidad de mandar un mensaje de bienvenida al curso.
Pulsamos en guardar cambios.
Un usuario que no esté matriculado debe recibir el enlace al curso para poder matricularse.
Por último, tenemos la opción de matricular a todos los miembros de una cohorte. Lógicamente, primero deberemos crear dicha cohorte de usuarios. Veamos el proceso:
Con la cuenta TIC y rol de administrador de centro, iremos a la categoría en la que nos interese crear la cohorte de usuarios. Pincharemos en la rueda dentada y después en el elemento «Cohortes».
Tendremos a nuestra disposición tres pestañas. La primera, de búsqueda de cohortes, en el caso de que ya hayamos creado alguna; la segunda, para añadir una nueva cohortes; y la tercera, para actualizar cohortes.
En la primera, usaremos el cuadro de texto para buscar. La segunda nos permitirá crear una cohorte definiendo un nombre, una categoría a la que irá vinculada, un id y una descripción. En la tercera, podremos subir un archivo tipo csv para cargar los usuarios que compondrán la cohorte, definiendo el delimitador, la codificación y la categoría por defecto.
Una vez creada nuestra cohorte de pruebas, aparecerá en la primera pestaña y podremos ocultarla, eliminarla, editarla y asignar más miembros a ella.
Si volvemos a la opción participantes del curso, botón de «Matricular usuarios», podremos elegir la cohorte creada y matricularla sin ningún problema.