B. Espacios Virtuales de Centro, Clase y Departamentos.

Una Organización representa un "espacio virtual" en el que varios usuarios pertenecientes a un mismo Centro pueden colaborar. En el Portal Educativo los Centros Educativos son considerados Organizaciones compuestas por una estructura jerárquica de la cual dependerán a su vez otros tipos de organizaciones llamadas "suborganizaciones" (Clases y Departamentos).

 

La diferencia entre una Comunidad y una Organización es que las Organizaciones están estructuradas de una manera jerárquica y de ellas sólo podrán formar parte los usuarios de la Organización principal, en nuestro caso el Centro Educativo.

Las Comunidades, por el contrario, no son jerárquicas y de ellas pueden formar parte cualquier usuario registrado de Educamadrid con independencia del Centro al que esté asignado. Las comunidades agrupan usuarios transversalmente, por ejemplo por tener un determinado interés o aspecto común.

Tanto las Comunidades como las Organizaciones (sean del tipo que sea) pueden tener su propio diseño personalizado en la apariencia y estar compuestas por varias páginas privadas y públicas. El procedimiento de personalización de su apariencia y de estructuración de páginas es exactamente el mismo en ambos casos.

Los usuarios que pertenecen a una Organización o a una Comunidad podrán acceder a ella a través del menú "Mis sitios". Allí se les muestran las Organizaciones y Comunidades a las que pertenezcan.

En este bloque veremos cómo podemos crear Clases y Departamentos (Suborganizaciones) dependientes de nuestro Centro así como la gestión y administración de los diferentes roles y permisos en las mismas.

Este es un Departamento creado como ejemplo:

 

Si quieres acceder a él, PINCHA AQUÍ. Si quieres saber cómo está creado, PINCHA AQUÍ.

 

Esta es una clase creada como ejemplo:

 

 

Si quieres acceder a ella, PINCHA AQUÍ. Si quieres saber cómo está creada, PINCHA AQUÍ.

¿Quién puede crear una Clase?:

• La Cuenta Institucional del Centro.
• Cualquier usuario que tenga el rol de "Administrador de la Organización" del Centro.

¿A quién puedo recurrir para tener mi espacio tipo "clase"?:

• En tu centro habrá un compañero que realice la funciones de Coordinador TIC. Probablamente él disponga del rol de "Administrador de la Organización" del centro y, por lo tanto, podrá crearte un espacio de tipo clase. Para ello bastará que le indiques qué nombre quieres darle a la clase y le informes de cuál es tu usuario de Educamadrid, pues habrá de asignarte el rol de "Administrador de la Organización" de la clase para que tú puedas administrarla y gestionarla en adelante.
• Si en el centro no existiera el Coordinador TIC o, existiendo, no dispusiera del rol necesario para crear organizaciones de tipo "clase", puedes dirigirte al director/a. Este, accediendo a la aplicación con la Cuenta Institucional del Centro, tiene todos los permisos necesarios y, en consecuencia, te creará la clase y te asignará el rol de administrador de la misma.

IMPORTANTE: El rol de "Administrador de la organización" del centro puede ser asignado a más de un usuario, de forma que cada centro puede tomar sus decisiones organizativas propias respecto a quiénes en el centro van a tener esa capacidad para crear organizaciones de tipo clase. De esta forma puede distribuirse la tarea de creación de clases entre varios compañeros, sin necesidad de que toda ella recaiga sobre el Coordinador TIC. Este proceso es tan sencillo como que el director/ra del centro, accediendo con la Cuenta Institucional a la Organización del Centro, asocie ese rol de "Administrador de la Organización" a los profesores que vayan a tener esa capacidad.

 

Estos son los pasos a seguir para crear una clase. En el ejemplo siguiente se trata de un Coordinador TIC, cuya Cuenta Institucional es "tic.colegio4", el que va a crear su primera clase desde la cuenta institucional (El proceso sería el mismo para un usuario con rol de "Administrador de la Organización" del centro):


1. Pulsamos sobre el menú "Ir a..." y seleccionamos la opción Panel de control:

2. Nos aparecerá la siguiente pantalla en la cual pulsaremos sobre Usuarios y Organizaciones. Veremos que aparece una especie de listado con el nombre del centro y el tipo de organización que es:

3. En la parte derecha de la pantalla pulsaremos en Acciones y seleccionaremos Añadir Clase:

4. En el formulario que nos aparece tendremos que introducir los siguientes datos:

• El nombre que queramos darle a la clase.
• El tipo de organización. Como lo que estamos creando es una clase, ya estará seleccionado.
• Los campos país y región, que son campos opcionales a cumplimentar.

Por último pulsamos en Guardar:

5. Nos aparecerá un mensaje que nos indica que la clase se ha creado correctamente y pulsamos Atrás:

 

6. Volvemos a "Usuarios y organizaciones" y pulsamos sobre el nombre del centro:

 

7. Y veremos que ya tenemos creada la clase:

 

 

 

 

Procedimiento a seguir cuando tenemos permisos a nivel de una clase:

 

1.- A través del menú "Ir a" accede al Panel de control con tu cuenta personal de Educamadrid.

2.- En el menú de la izquierda, apartado Portal accede a "Gestor de Usuarios".

3.- Realiza una búsqueda del alumno que quieres asignar a tu clase utilizando cualquiera de los criterios de filtrado que ofrece la herramienta (Tipo, NIA, apellido, nombre...).

4.- Cuando hayas obtenido los resultados, en la columna "Acciones" pincha sobre el botón de edición.

5.- En el desplegable "Clase" selecciona la clase en que quieres incorporar ese alumno, una vez seleccionada la clase pulsamos en el botón "Guardar":

7.- Un mensaje nos confirmará que “La cuenta del usuario ha sido actualizada satisfactoriamente”. Desde este momento el alumno será ya miembro de la clase.

 

 

Asignación del rol de administrador de una Clase.

 

 

 2.- Pulsa sobre Gestor de usuarios que encontrarás en el lateral izquierdo:

 

3.- Pulsa sobre Alta profesor

4.- Introduce el nombre, apellidos y el NIF/NIE del profesor. Recuerda que previamente el profesor ha de haberte entregado el formulario con su solicitud.

5.- A continuación cumplimenta los datos de acceso. Una vez efectuado el alta de un profesor su nombre de usuario no podrá ser modificado en ningún caso.

• Nombre de usuario (ID, login, identificador) debe ser obligatoriamente seleccionado cliqueando en el texto "Generar nombre de usuario". La herramienta no permite su introducción manual.

Aparecerá entonces un login seleccionado por defecto, pero tenemos la posibilidad de elegir cualquiera de los otros identificadores que aparecen. Si nos movemos con el ratón a lo largo del combo podemos situarnos en el ID que queramos seleccionar.
Una vez elegido, el login pasará a situarse automáticamente en el campo Nombre de Usuario.
Este login es único para cada persona y será el "identificativo" que le diferencie del resto de usuarios de EducaMadrid.

• Contraseña: Se recomienda que la contraseña tenga letras (mayúsculas y minúsculas) y números. La propia herramienta establece un sistema de fuerza para validar la clave introducida mostrando para ello 3 avisos distintos: corta, débil y correcta.

6.- Ahora cumplimenta los datos del centro y la clase: El Área Territorial, la Localidad y el Centro aparecen ya preseleccionados. En el campo "Clase" seleccionaremos el nombre de la clase de la que será tutor el profesor que estamos dando de alta (recuerda que la clase has debido crearla previamente). Una vez finalizado el alta, automáticamente el profesor será administrador de la misma.

7.- Para finalizar pulsaremos el botón "Guardar"

 

 

 

 

¿Quién puede crear una Departamento?:

• La Cuenta Institucional del Centro.
• Cualquier usuario que tenga el rol de "Administrador de la organización" del Centro.

¿A quién puedo recurrir para tener mi espacio tipo Departamento?. Pues de forma análoga a lo visto en las organizaciones de tipo clase:

En tu centro habrá un compañero que realice la funciones de Coordinador TIC. Probablamente él disponga del rol de "Administrador de la organización" del centro y, por lo tanto, podrá crearte un espacio de tipo departamento. Para ello bastará que le indiques cuál es el nombre del departamento y le informes de cuál es tu usuario de Educamadrid, pues habrá de asignarte el rol de "Administrador de la organización" del departamento para que tú puedas administrarlo y gestionarlo posteriormente.

Si en el centro no existiera el Coordinador TIC o, existiendo, no dispusiera del rol necesario para crear organizaciones de tipo departamento, puedes dirigirte al director/a. Este, accediendo a la aplicación con la Cuenta Institucional del Centro, tiene todos los permisos necesarios y, en consecuencia, te creará el departamento y te asignará el rol de administrador del mismo.

 

Estos son los pasos a seguir para crear Departamento (en el ejemplo siguiente se trata de un centro "colegio18" que va a crear su primer Departamento desde la cuenta institucional):


1. Pulsamos sobre el menú Ir a y seleccionamos la opción Panel de control:

2. Nos aparecerá la siguiente pantalla en la cual pulsaremos sobre  Usuarios y Organizaciones. Nos aparecerá el nombre de la organización del centro.

 

 3. En Acciones y seleccionaremos Añadir Departamento:

 

 

4. En el formulario que aparece tendremos que introducir los siguientes datos:

• 1.- El nombre que queramos darle al departamento.

• 2.- El tipo de organización, como estamos creando un departamento, ya estará seleccionado.

• 3.- Por último pulsamos el botón Guardar.

 

6. Nos aparecerá un mensaje que nos indica que el departamento se ha creado correctamente.

¿Quien puede asociar miembros a un departamento?

La asignación de miembros a un departamento se podrá realizar bien con el rol de Propietario de la organización, es decir, el centro o bien con el usuario que disponga del rol de Administrador de la organización del centro.

 

Así  mismo el Administrador del Departamento podrá asociar miembros al departamento de manera similar a como vimos con la asociación de miembros a la clase (Punto 1.1 de este módulo).

 

Procedimiento:

Esta capacidad para asignar usuarios a una clase puede desempeñarse de 2 modos diferentes: bien desde la propia organización del Departamento o bien desde el Gestor de Usuarios.

Veamos cada uno de los procedimientos:

 

A. Pasos a seguir desde el propio Departamento:

1.- A través del menú "Ir a" accede al Panel de control:

 

2.- En el menú de la izquierda, apartado Portal accede a "Usuarios y Organizaciones". La herramienta mostrará la organización del centro y pulsaremos sobre ella.

 

3. En la lista de organizaciones cada Departamento irá acompañado de un botón “Acciones”. Al pinchar sobre él se desplegarán varias opciones. En este caso elegiremos “Asignar usuarios”:

 

4.- En la pestaña “Disponible” buscaremos el usuario al que queremos hacer miembro de nuestro Departamento. Una vez localizado, activaremos su casilla de verificación correspondiente y, posteriormente, pulsaremos el botón “Actualizar asignaciones”.

5.- Un mensaje nos confirmará que la “operación ha sido realizada correctamente” y el usuario seleccionado será ya miembro del Departamento:

 

Podemos realizar la asignación de varios miembros de forma simultánea. Para ello bastará con seleccionar tantos usuarios como queramos y "Actualizar asignaciones". De este modo, todos los usuarios seleccionados se convertirán en miembros del Departamento.

 

B. Pasos a seguir desde el Gestor de usuarios:

1. Accedemos al Panel de control desde el menú "Ir a"

 

2. Dentro del apartado Portal del menú lateral izquierdo pulsaremos sobre Gestor de usuarios.

 

•  Por defecto, el Gestor de usuarios nos lleva a la pestaña búsqueda y donde seleccionaremos la opción "Buscar en mi centro":
•  En esta pestaña Búsqueda introduciremos alguno de estos campos: "Tipo", “Nombre” , “Apellido”, “NIF” si lo conoce (no es obligatorio). Después pulsaremos el botón “Buscar”:
• A continuación se mostrarán los resultados que se ajusten a los criterios que hemos introducido. En la parte derecha veremos la columna de "Acciones" donde debemos seleccionar la opción de "Editar":

 

•  Ahora accederemos a la ficha del usuario concreto y en el apartado Datos del centro y clase, seleccionaremos el departamento al que queramos asignarle.
•  Por último pulsaremos en Guardar.

 

8. Un mensaje nos indicará que la operación se ha realizado correctamente y por lo tanto el usuario queda asignado al departamento:

 

 

 

La asignación del rol de administradores de un Departamento puede realizarse desde:

1. La cuenta institucional del centro.
2. Cualquier usuario que tenga el rol de Administrador del centro.

Pasos a seguir:


1.- Entra al Portal con el usuario y la contraseña de la cuenta institucional o de un usuario con rol de "Administrador de la organización" a nivel del centro y accede al Panel de Control:

 

2.- Accede al apartado Usuarios y Organizaciones del panel que aparece en la parte izquierda y a continuación pulsa sobre el nombre de la organización del centro:

 

3.- A continuación, buscamos el Departamento y pulsamos sobre Acciones, seleccionaremos la opción de "Asignar roles de organización"

5. A continuación seleccionaremos el rol que queremos asignar, en este caso Administrador de la Organización:

 

6. Entre los usuarios disponibles seleccionaremos la casilla de verificación que acompaña al usuario al cual queremos asignar el rol "Administrador de la organización" y pulsaremos sobre el botón "Modificar asignaciones". Un mensaje nos confirmará que la “operación ha sido realizada correctamente” y el usuario seleccionado será ya administrador del Departamento:

 

 

 

 

Conviene que tengas en cuenta cuáles son los principales roles de una organización:

 

Propietario de la organización

• Son Super-Usuarios de su Organización (centro, clase o departamento) que pueden asignar cualquier rol a los usuarios dentro de ella.
• En el caso de la Organización Centro el "Propietario de la organización" es por defecto la Cuenta Institucional del centro.
• ¿Quién puede asignar este rol a otros usuarios?: el propio "Propietario de la organización". Es decir, si dispones de este rol se lo puedes asignar también a otros.

Administrador de la organización

Son Super-usuarios de su Organización (centro, clase o departamento). La única diferencia con el "Propietario de la organización" es que los "Administradores de la organización" no pueden asignar este rol a otros usuarios.

En el caso de la Organización Centro, el "Administrador de la organización" puede crear clases y departamentos.

¿Quién puede asignar este rol a otros usuarios?: sólo el "Propietario de la organización" puede asignarlo.

Miembro de la organización

• Son todos los usuarios (profesores y alumnos) que pertenecen a una Organización (centro, clase o departamento)
• ¿Quién lo puede asignar?
  • Automáticamente al entrar en el Portal Educativo los usuarios son asignados a su organización centro.
  • Los "Administradores de la organizaciónr" de las Clases y Departamentos.
  • El "Propietario de la organización".