Cloud: almacenamiento de archivos y mucho más

1. ¿Qué es el Cloud?

El Cloud es un disco duro virtual donde puedes guardar tus documentos, tenerlos siempre accesibles desde cualquier lugar (o dispositivo), editarlos de manera colaborativa y compartirlos con quien tú quieras. EducaMadrid nos ofrece un servicio de alojamiento en la nube con 5Gb de espacio por defecto, aunque es posible solicitar al CAU la ampliación a 10 Gb, previa justificación. 

Es un entorno protegido, personal y basado en software libre con amplia implantación que nos facilita almacenar archivos, organizarlos y compartirlos. Está  basado en la versión 10.0.7 de Owncloud y, además, está integrado con LibreOffice online. Por ello, tienes la posibilidad de crear y editar textos, presentaciones y hojas de cálculo en línea. Esto vale tanto para el formato de archivos de LibreOffice como los de Microsoft Office.

Permite:

• Guardar tus documentos y acceder a ellos desde cualquier lugar.
  

• Mantener tus archivos sincronizados en diferentes dispositivos con las aplicaciones para ordenadores y dispositivos móviles.

• Integrar tu Cloud con las Aulas Virtuales de EducaMadrid.

• Editar de manera colaborativa textos, presentaciones y hojas de cálculo.

• Crear y sincronizar calendarios entre usuarios de EducaMadrid.

• Compartir carpetas y archivos mediante un enlace, restringiendo el acceso con contraseña o a determinados usuarios.

2. Activación del Cloud

El acceso a Cloud EducaMadrid debe ser activado para cada docente: por ahora y por defecto, está desactivado. 

Para activar el servicio Cloud de un usuario ya existente, debes acceder al portal de EducaMadrid, iniciar sesión con la cuenta con permiso para la administración de usuarios (la cuenta institucional del centro o la de coordinación TIC) y acceder al Panel de control. Después, acceder al Gestor de Usuarios y buscar al usuario cuyo acceso quieras activar.

Puedes hacerlo desde la propia página de búsqueda, en el último botón de la derecha o puedes acceder a su ficha personal y marcar el TIC correspondiente a la activación del Cloud y guardar los cambios.

En el caso del alta de alumnado, viene desactivado por defecto.

En el caso del alta de profesorado, viene activado por defecto.

En el caso del alta del PAS, también viene desactivado por defecto.

Tras activar el acceso a Cloud, hay que iniciar sesión en este servicio a través de su web: https://cloud.educa.madrid.org/

3. El Cloud en cualquier dispositivo.

Para aprovechar al máximo las potencialidades del Cloud, debemos tenerlo instalado en nuestros dispositivos. Esto nos permitirá tener acceso directo al Cloud desde el ordenador o móvil, y tener los mismos archivos sincronizados en diferentes dispositivos a la vez.

Aunque toda la información detallada de instalación se encuentra en la Ayuda de EducaMadrid, os dejamos los enlaces a los clientes de los principales sistemas operativos:

• Android: OwnCloud (versión de pago, por 0,79€) o oCloud (gratuita). También puedes acceder a una carpeta que existe por defecto en el Cloud de todos los usuarios, llamada clientes_moviles y descargar cualquiera de las tres opciones.
• iOS: OwnCloud (versión de pago, por 1,09€) o NextCloud (gratuita).
• MAX 10: el cliente se encuentra preinstalado. Se encuentra en el apartado "Internet" del menú principal.
• Windows: Cliente. 
• Linux: el cliente depende de la distribución.

4. Accediendo al Cloud

La visión general de tu Cloud contiene los siguientes elementos y funciones:

1. Selector: Haz clic para abrir el desplegable y acceder a las distintas opciones disponibles.

2. Filtros: Se mostraran sólo los elementos con unas características concretas. Por ejemplo, los archivos favoritos, los compartidos o los que selecciones por categorías.

3. Niveles de carpetas: Se irá construyendo a la vez que avancemos en la estructura de carpetas, permite moverte por las carpetas de tu Cloud.

4. Nuevo: Con un signo de (+) te permite crear nuevos documentos, nuevas carpetas, o subir archivos.

5. Búsqueda de archivos: Haz clic en la lupa y escribe el nombre del archivo que quieres buscar.

6. Configuración personal: Haz clic en el nombre de tu usuario de Cloud para abrir las opciones de usuario.

También puedes acceder a tu configuración personal desde el desplegable de la esquina superior derecha, haciendo clic en tu nombre de usuario.

5. Compartir archivos y editar documentos

En Cloud EducaMadrid puedes compartir archivos y también carpetas. Es un recurso muy útil para distintos fines: como copia de seguridad, para evitar riesgos por el uso de pendrives , para compartir archivos en un equipo docente, como repositorio de documentos... Esto te permite trabajar con mayor agilidad y seguridad.

En el Cloud puedes compartir carpetas, archivos o documentos que estén en tu pc y tengas que subirlos o puedes crearlos directamente en la nube. Una vez la carpeta, el archivo o el documento se encuentre en el Cloud, podemos administrarla, asignarla etiquetas, leer los comentarios de otros usuarios, cambiarla el nombre, descargarla o eliminarla. También tendremos disponible un historial de actividad con las últimas modificaciones.

Para compartir un elemento, tenemos las siguientes opciones:

1. Directa y exclusivamente con otro usuario (indicando su nombre de usuario de EducaMadrid).

2. Con un grupo de usuarios (que debes haber configurado previamente, tal y como aparece ampliamente detallado en la ayuda de EducaMadrid).

3. Con un enlace público: todos aquellos que reciban el enlace podrán acceder a su contenido, sean usuarios de EducaMadrid o no.

4. Con un enlace privado: solo las personas con las que se ha compartido el archivo o carpeta pueden usar el enlace privado para acceder. Es el modo más rápido de acceder a un recurso compartido, ya que este enlace nos llevará directamente al recurso, sin tener que abrir la página de inicio del Cloud y buscarlo.

En cuanto a la edición de documentos, el Cloud integra el apartado llamado «Oficina», que permite la edición colaborativa de documentos sin necesidad de abrir programas externos. Para poder llevar a cabo esta acción es necesario compartir el documento con otro usuario y darle los permisos de edición. Los archivos admitidos son: documentos de texto, presentaciones y hojas de cálculo.

6. Contactos y calendario

Los contactos almacenados en el Cloud de EducaMadrid se encuentran en un entorno seguro y accesible desde cualquier lugar y dispositivo. Así podrás localizar a tus compañeros y compañeras de forma sencilla.

Para crear nuevos contactos, accede a la web del Cloud, haz clic en el icono del menú y selecciona “Contactos”. Después, haz clic en Nuevo contacto y elige la información a aportar del contacto. Puedes eliminar lo que no vayas a usar haciendo clic en el icono de eliminar. 

La libreta de direcciones por defecto se llama “Contacts”. Haciendo clic en Ajustes, podrás cambiarla el nombre, obtener un enlace para compartirla, descargarla en formato vcf (vCard) o eliminarla.

Para crear una nueva libreta, escribe un nombre en la caja de texto “nombre de la libreta de direcciones” y haz clic en la flecha. Se creará una nueva libreta vacía y desde ese momento, al tener dos libretas, podrás empezar a elegir en cual de ellas se agrupan los nuevos contactos.

Puedes compartir una libreta mediante un enlace, o con usuarios o grupos de usuarios de EducaMadrid.

También puedes importar una libreta, subiendo un archivo vcf.

Por otro lado, el calendario permite organizar eventos y compartir la información con quien tú quieras. Haz clic en el icono del menú y pulsa sobre “Calendario” para acceder. Puedes visualizarlo en formato diario, semanal o mensual.

Puedes crear nuevos calendarios, para añadir el que aparece por defecto, llamado “Personal”. Al igual que con las libretas de direcciones de contactos, podrás cambiar el nombre, obtener un enlace para compartirlo, descargarlo en formato ics o eliminarlo.

Para crear un evento haz clic y arrastra con el ratón el rango de horas que quieras. Escribe un Título para tu evento. Puedes rectificar la fecha y hora, o elegir un evento para "Todo el día". Podrás añadir detalles al evento una ubicación, una descripción, notificar a los usuarios asistentes del evento, y configurar una alarma antes del evento. En la pestaña de "Repetición" es posible configurar la repetición del evento para que aparezca todos los días, semanalmente, etc.

También es posible compartir los calendarios con otros usuarios de EducaMadrid. Solo es necesario escribir su nombre y aceptar.

Por último, hay que recordar que en la ayuda de EducaMadrid aparece ampliamente detallado como poder sincronizar tanto contactos como calendario en nuestros dispositivos móviles, ya sean Android o iOs.

7. Privacidad y seguridad en el Cloud

En cuanto a la seguridad, hay que recordar que el Cloud analiza automáticamente en busca de virus y malware bloqueando todos los archivos maliciosos y protegiendo el entorno sin que el usuario lo perciba.

En cuanto a la privacidad, hay diferentes empresas tecnológicas que ofrecen un servicio similar al del Cloud EducaMadrid, con una amplia implantación y uso. La contrapartida es que nuestros datos pueden ser almacenados y tratados con otros fines, por lo que debemos ser cuidadosos con la información que manejamos. 

Con Cloud EducaMadrid, los datos son almacenados en servidores de esta comunidad, con las debidas medidas de seguridad y asegurando un entorno apropiado para el ámbito educativo debido al respeto de las normas de protección de datos.