B. La Hoja de Cálculo LibreOffice Calc

Lo primero que se ve al abrir Calc es lo siguiente:

Aparecen las habituales barras de título, de menús (y la mayor parte de los menús conocidos de otras aplicaciones) y de herramientas (por defecto son visibles Estándar y Formato). La forma de modificar la apariencia de Calc ocultando o mostrando barras de herramientas, así como personalizándolas es idéntico a la de Writer, por lo que ya es conocida.

Una barra importantísima, y que debe estar visible siempre, es la de fórmulas, reconocible por los iconos . Una vez que se empieza a escribir en esta barra dichos iconos cambian a  (el de la Suma  por el de Cancelar  y el de Función  por el de Aplicar ).

En esta barra conviene escribir las funciones, ya que si se hace directamente en la celda pueden cometerse errores debido al tamaño de esta última, y también cualquier texto cuya longitud supere el tamaño de la celda. En el caso de querer modificar el contenido de una celda es casi obligatorio hacerlo desde ella.

Es posible insertar hojas, eliminarlas, cambiarles el nombre, moverlas o copiarlas, cambiarles el color de la pestaña, protegerlas (con una contraseña de posibles cambios), ocultarlas... Para ello se pulsa con el botón derecho sobre el nombre de la hoja y seleccionar la opción que interese en el menú contextual que se despliega:

En una hoja de cálculo hay que tener cuidado sobre todo con el uso de la tecla Intro, pues al pulsarla se sale de la celda en la que se estaba escribiendo y se pasa a la que está inmediatamente debajo (si se escribía en D3 pasa a D4). Las teclas de los cursores y la de borrar hacia atrás juegan malas pasadas cuando se escribe directamente en la celda, pues al pulsarlas colocan el cursor en las celdas contiguas por lo que trastocan la escritura de datos y de funciones. Por todo ello, es recomendable usar la barra de fórmulas a no ser que se vaya a escribir un dato numérico no muy largo.

Para escribir en la barra de fórmulas se hace clic en la celda en la que se desea escribir y después en dicha barra. El cursor se sitúa al comienzo de ella y se observa que la letra de la columna y el número de la fila de la celda están señalados, así como que en el cuadro de nombre aparece la referencia de la celda (D3 en el ejemplo):

Los nombres de las celdas y los rangos pueden escribirse directamente o bien pueden ser seleccionados con el ratón, haciendo clic en ellos. Para ajustar el tamaño de la celda al contenido, con el objeto de que éste se vea entero, puede usarse la orden Formato/Columna/Anchura óptima (no hay que modificar ningún valor, únicamente hay que pulsar en el botón Aceptar del cuadro de diálogo), o bien situar el cursor del ratón en la línea que separa la columna que queremos ajustar de la que está a su derecha y cuando dicho cursor adopte la forma de una doble flecha , hacer doble clic:

Ya se ha dicho que en una celda pueden escribirse datos o fórmulas. Para que Calc interprete y ejecute correctamente una fórmula es necesario escribir = (igual) antes de lo demás. Por ejemplo, si en D2 se escribe B2*C2, esto será lo que aparezca, pues Calc lo interpreta como una cadena de caracteres. Sin embargo, si en E2 se escribe = B2*C2, lo que aparecerá es el resultado de multiplicar el contenido de la celda B2 por el contenido de la celda C2. 

Si se desea que esta fórmula se aplique a otras celdas, no sirve copiarla y pegarla, sino que hay que estirarla. Este es un procedimiento utilísimo cuya única exigencia es que las celdas a las que se vaya a extender la fórmula deben ser contiguas a aquella en la que se escribió.

Antes de estirar debe aceptarse la fórmula pulsando la tecla Intro o haciendo clic en el icono Aplicar  de la barra de fórmulas. Después se hace clic en ella de nuevo y se sitúa el cursor del ratón en el extremo inferior derecha de la celda, donde adopta la forma de una cruz . En ese momento puede estirarse la fórmula hacia abajo, hacia arriba o hacia los lados. No obstante, en todo el resto del bloque cuando aparezca la expresión estirar hay que entender todo el procedimiento descrito (pulsar Intro + volver a la celda + situar el cursor en el extremo inferior derecha).

Para estirar el contenido de alguna celda, ya sea un dato o una fórmula, hay que pulsar Intro tras escribirlo, pues así se sale de la celda. Después se pulsa de nuevo en ella y se desplaza el cursor del ratón al extremo inferior derecho, donde adopta la forma . Entonces ya puede estirarse la fórmula.

La fórmula va adaptándose conforme se desplaza hacia abajo, ya que incrementa el número de fila de cada uno de los componentes de ella (de B2*C2 pasa a B3*C3, a B4*C4 y así sucesivamente). Si se hubiera estirado la fórmula hacia la derecha se habría incrementado la letra de la columna (de B2*C2 pasaría a C2*D2, a D2*E2 y así sucesivamente).

Cuando lo que se estira es contenido alfanumérico y éste contiene algún número al comienzo o al final de la cadena de caracteres, Calc incrementa el valor de dicho número sumándole uno. Si el contenido es únicamente texto sin ningún número o los números están rodeados de caracteres no numéricos, al estirar el contenido se copia sin modificación en todas celdas por las se vaya pasando.

Un principio fundamental es que no puede escribirse una fórmula en una celda usando dicha celda en la fórmula, es decir, en C2 no puede escribirse =C2*D2, pues provocaría un error (Err. 522), ya que la salida de datos también es la entrada de los mismos.

También se obtiene un mensaje de error cuando al estirar una fórmula ésta se encuentra con una celda que no contiene valor alguno (#VALOR!). Hay que tener cuidado con esto, pues a veces al estirar ocurre que los índices de la celda (la letra de la columna o el número de la fila o ambos) superan los valores de las celdas en las que hay datos.

Aunque en todo este bloque de contenidos las celdas, rangos y fórmulas se escribirán en mayúsculas no hay ningún problema en escribirlas en minúsculas, pues Calc las interpreta correctamente. Es decir, la celda C2 puede escribirse c2 y promedio() es idéntico a la función PROMEDIO().

Sin embargo, cuando se usa alguna función para comparar cadenas de caracteres hay que distinguir mayúsculas de minúsculas y vocales acentuadas de vocales sin tilde, ya que en estos casos Calc sí es sensible a estas diferencias, pues la comparación se hace a través de los códigos ASCII. Estos códigos son distintos para la mayúscula y la minúscula de una misma letra, así como para una vocal con o sin tilde.

Hay veces en las que se necesita elaborar una lista consecutiva de números. Para ello es suficiente con escribir el primer número de dicha lista y estirar. En el caso de que la numeración no sea consecutiva sino que haya un salto fijo (por ejemplo, van de tres en tres), basta con escribir los dos primeros números y estirar:

La lista numerada con salto fijo se corresponde con lo que matemáticamente se denomina progresión aritmética. En el ejemplo, el primer término de la progresión es 7 y la diferencia (el salto fijo) vale 3.

Al estirar una celda se modifican tanto la columna como la fila. Sin embargo, a veces conviene que un determinado valor que está contenido en una celda no cambie al ser estirado. Esto puede lograrse bien escribiendo el número o el carácter alfanumérico en la fórmula, bien usando una referencia absoluta. En la imagen que viene a continuación se muestra un ejemplo. En él se supone que el IVA aplicable a una serie de productos es el 21% (hay que recordar que para calcular un tanto por ciento de una cierta cantidad se multiplica por el tanto por ciento dividido por cien. En este caso, 21/100 = 0,21)

Se escribe la fórmula con el dato numérico, se aplica y se estira. Este dato numérico no sufre transformación alguna

En una celda se escribe el valor del IVA. Con el fin de que al estirar no cambie la referencia de la celda en la que se encuentra dicho valor, su nombre se escribe con el símbolo del dólar: $B para que no cambie la columna, $2 para que tampoco lo haga la fila.

Al estirar la fórmula la referencia absoluta permanece inalterada.

Una referencia relativa (que no es más que el nombre de la celda, por ejemplo B2) se convierte en absoluta anteponiendo el símbolo del dólar ($). Puede elegirse entre que sea la columna lo que quede fijo ($B2: al estirar iría apareciendo $B3, $B4...), la fila (B$2: al estirar cambiaría a C$2, D$2...) o ambas ($B$2: al estirar sigue apareciendo $B$2 en todas las celdas).

La ventaja de usar un número a través de una referencia absoluta en lugar de emplearlo tal cual reside en la modificación de ese valor. Si se hace a través de una referencia absoluta no hay más que escribir el nuevo valor en la celda donde está y automáticamente se modifica en todos lo sitios en los que aparezca la referencia absoluta. Si se usa el valor, hay que escribirlo en la primera celda donde se haya escrito la fórmula, aplicarla y volver a estirarla. Cuando hay cuatro celdas  y un único valor la diferencia no es apreciable, pero en el caso de tener treinta celdas y varios valores repetidos que deben modificarse se agradece que se haga de la forma más sencilla y breve posible.

Un rango es un conjunto de celdas contiguas. Gráficamente es un rectángulo. Se representa escribiendo los nombres de las celdas que lo delimitan (vértice superior izquierdo en primer lugar, vértice inferior derecho en segundo lugar) separadas por los dos puntos (. Por ejemplo, el rango B3:E5 está compuesto por todas las celdas que están dentro del rectángulo cuyo vértice superior izquierdo es B3 y cuyo vértice inferior derecho es E5 (estos dos valores definen la diagonal del rectángulo que va desde el extremo superior izquierdo al extremo inferior derecho):

De acuerdo con lo anterior, para que un conjunto de celdas sea un rango, la letra de la columna de la primera celda debe ser igual o anterior a la de la segunda celda y el número de fila de la primera igual o inferior al de la segunda. No son rangos B3:E2, E5:B3 pero sí B3:E3 (tres celdas en la tercera fila), B3:B5 (tres celdas en la segunda columna, la B) e incluso B3:B3, que no es más que la celda B3:

Normalmente estos errores ocurren al escribir el rango en una fórmula, no al seleccionarlo con el ratón, pues al intentar hacerlo de esta forma el mismo programa impide seleccionar un rango sin sentido.

Los rangos también pueden usarse como referencia relativa (B3:E5) o absoluta ($B$3:$E$5) con un funcionamiento idéntico a lo explicado para las celdas.

Todas las funciones, salvo ALEATORIO(), necesitan un argumento dentro de los paréntesis, que son obligatorios. El argumento puede ser una o varias celdas, un rango u otro tipo de expresión que contenga celdas. Cuando hay varios argumentos se separan con punto y coma (;). También pueden anidarse funciones, procedimiento que consiste en escribir una función en el argumento de otra.

Al pulsar en el icono del Asistente para funciones  aparece un cuadro de diálogo en el que se recogen todas las funciones disponibles catalogadas por categorías. Al hacer doble clic en el nombre de la función que se encuentra a la izquierda se modifica la parte derecha para mostrar la estructura de dicha función, así como una breve explicación de lo que hace.

Al hacer doble clic en la función RESIDUO a la derecha aparece la sintaxis. Pueden escribirse las celdas en los recuadros existentes o utilizar el botón Encoger   para seleccionarlas con el ratón.

Una vez que se hace clic en la celda, su nombre aparece en el recuadro. Hay que pulsar de nuevo en el icono Encoger  para aceptar la elección.

Este procedimiento se repite para todos los argumentos de la función.

Una vez escogidos todos los argumentos aparecerá la función escrita, así como el resultado que devuelve. En la pestaña Estructura se muestra un esquema de la sintaxis de la función.

Ya se ha visto que la suma está presente entre las operaciones aritméticas disponibles sin necesidad de emplear una función. Sin embargo, la función SUMA(), a la que usualmente se accede con el icono , cuando se utiliza debajo de una columna que contiene números, interpreta que se desea sumar todos esos números. Conviene comprobar que el rango que aparece es el correcto y si no es así, corregirlo.

La función PROMEDIO() calcula la media aritmética de un conjunto de valores. Si es posible conviene escribir el argumento como un rango, no como celdas individuales:

No hay función media ponderada pero puede hacerse el cálculo empleando las operaciones elementales y la función promedio. Por ejemplo, si la nota media de una evaluación se calcula ponderando las notas de los exámenes, de los trabajos y de la actitud puede procederse como se explica a continuación:

Se supone que la nota de los exámenes suponen el 65% (lo que supone un peso de 0,65), la de los trabajos constituye el 25% (peso de 0,25) y la actitud aporta el restante 10% (peso de 0,10) de la nota media. También se considera que todos los exámenes y trabajos tienen la misma consideración, es decir, el valor que se le da al primer examen es el mismo que el que se le da a cualquiera de los otros, por lo que puede hacerse la media aritmética de las notas de exámenes y trabajos.  

Como referencia puede escribirse que:

Nota media = 0,65 * media notas exámenes + 0,25 * media trabajos + 0,10 * actitud

Esta fórmula puede traducirse a Calc directamente como: 

J2 = 0,65 * PROMEDIO(C2:F2) + 0,35 * PROMEDIO(G2:H2) + 0,1 * I2

En ella se supone que la nota media aparecerá en la celda J2, que las notas de los exámenes están en el rango C2:F2, la de los trabajos en el rango G2:H2 y la de la actitud en la celda I2.

Sin embargo, recordando el uso de las referencias absolutas, sería preferible sustituir los valores numéricos de los pesos de las notas de la fórmula por las referencias de las celdas en las que se escriban. Así, si el peso de las notas de los exámenes se escribe en C10, el de los trabajos en C11 y el de la actitud en C12, podría escribirse

J2 = $B$10 * PROMEDIO(C2:F2) + $B$11 * PROMEDIO(G2:H2) + $B$12 * I2

con el fin de que al modificarse los pesos relativos de cada uno de esos conceptos el cambio sea inmediato.

Si cada examen tiene un valor distinto no puede emplearse la función PROMEDIO() con las notas de los exámenes, sino que hay que utilizar la media ponderada para hacer los cálculos pertinentes al apartado exámenes. Por ejemplo, en el caso de que el primer examen suponga el 10%, el segundo el 20%, el tercero el 30% y el cuarto el 40% de la nota correspondiente a los exámenes, la fórmula sería

J2 = $B$11*($B$17*C2+$B$18*D2+$B$19*E2+$B$20*F2)+$B$12*PROMEDIO(G2:H2)+$B$13*I2

Calc trae dos funciones para generar números aleatorios: ALEATORIO(), que proporciona un número aleatorio mayor que cero y menor que 1, y ALEATORIO.ENTRE(número menor;número mayor), que genera un número entero aleatorio comprendido entre el número menor y el número mayor, ambos incluidos. Por ejemplo, al estirar ALEATORIO() aparecerá un número de la forma 0,... y si se ejecuta ALEATORIO.ENTRE(-2;5) los posibles valores serán -2, -1, 0, 1, 2, 3, 4 y 5. Los paréntesis de ALEATORIO() deben estar vacíos. 

El asistente de funciones tiene un apartado denominado Estadísticas en el que están recogidas un buen puñado de este tipo de funciones. La más conocida es sin duda la que comúnmente se denomina media, que debería llamarse media aritmética para ser más precisos, y que en Calc recibe el nombre de PROMEDIO(). Su uso no reviste mayor dificultad:

• si se escribe PROMEDIO(A2;B4;E5) el resultado que se obtiene es la media aritmética de los valores que se encuentran en A2, B4 y E5. El cálculo que hace la función es sumar estos valores y dividir entre el número de valores que se suman, por lo que el resultado es equivalente a escribir (A2+B4+E5)/3. La ventaja de la función PROMEDIO() es que no hay que preocuparse por el número de valores que se suman ya que ella hace ese recuento.
• si se escribe PROMEDIO(A2:E5) se obtendrá la media aritmética de todos los valores numéricos que estén en el rango A2:E5.

La función descarta automáticamente todos aquellos valores no numéricos que encuentre en el argumento y efectúa los cálculos únicamente con los datos numéricos.

La desviación típica es otra medida estadística de gran importancia para interpretar correctamente el valor de la media aritmética. Así, cuanto menor sea más agrupados estarán los valores y más fiable será la media aritmética, de modo que al aumentar su valor disminuye su fiabilidad y la media aritmética se vuelve menos representativa del conjunto del conjunto de valores. En Calc se llama DESVEST().

Las hojas de cálculo suelen considerar varios tipos de números a los que le asignan un determinado formato. Esto se hace así para dar un formato acorde con el tipo de número del que se trate.

Por ejemplo, si se indica que un número es un tanto por ciento (%), automáticamente lo multiplica por 100 y le añade el símbolo % al final. En este caso hay que tener cuidado con el detalle de la multiplicación por 100 porque el 4% que interesa se transformaría en el 400%. Por esta razón, en el caso de los tantos por ciento, hay que escribir 0,04.

Con el formato Moneda se añade al número el símbolo que le corresponda a la unidad monetaria deseada. El formato Fecha la ajusta a una forma predeterminada, al igual que Hora. Con el formato Científico se escribe en una celda un número escrito en notación científica. Por ejemplo, el número de Avogadro 6,022·10²³ se escribiría 6,022E+023 ó 6,22E+23. 

En la barra de herramientas Formato aparecen unos iconos que permiten asignar el formato moneda y porcentaje así como aumentar o disminuir el número de decimales automáticamente:

Muchas veces se tienen listas en las que aparecen por separado los campos Nombre, Primer Apellido y Segundo Apellido y se desea elaborar una lista en la que únicamente aparezca el campo Apellidos y Nombre. Esto es fácil de hacer usando la función CONCATENAR() que enlaza distintas cadenas de caracteres formando una de mayor tamaño.

CONCATENAR() une las cadenas sin introducir ninguna separación entre ellas, por lo que aparece una a continuación de otra.

Para que la apariencia sea correcta hay que introducir un espacio en blanco entre los apellidos y una coma y un espacio en blanco entre éstos y el nombre. Dado que no son valores contenidos en una celda, hay que escribirlos entre comillas (" " y ", ")

En vez de la función CONCATENAR() puede utilizarse el Ampersand (&) que produce el mismo efecto. En concreto, la fórmula =CONCATENAR(B2;" ";C2;", ";A2) puede reescribirse como =B2 & " " & C2 & ", " & A2. El Ampersand puede considerarse como un operador elemental similar a +, - , *, / pero que se emplea con cadenas de caracteres.

Una operación muy importante, y que está completamente automatizada en cualquier hoja de cálculo, es la de ordenar una colección de datos. Calc permite la ordenación bien desde el menú Datos/Ordenar, bien usando los iconos .  Ambas opciones, después de seleccionar el rango que se quiere ordenar (en el ejemplo de la lista es suficiente con seleccionar el rango donde se encuentran todos los primeros apellidos), llevan al mismo cuadro de diálogo:

Se observa que automáticamente detecta el rango que se desea seleccionar, por lo que casi siempre hay que pulsar en Ampliar selección, ya que si se hace en Selección actual únicamente se ordenaría la selección hecha, con lo que todo se descabalaría. Tras pulsar en Ampliar selección aparece un cuadro de diálogo con dos pestañas. En uno de ellas pregunta por los siguientes criterios o claves que se emplearían para resolver los empates que se produjeran con el primero de ellos. En la otra permite elegir entre una serie de opciones. Conviene leer detenidamente ambas pestañas.

En Claves de ordenación pueden elegirse cuantas se deseen de modo que se deshaga cualquier empate que surgiera por alguno de los criterios y en Opciones hay que mirar si la casilla el intervalo contiene etiquetas de columna está marcada o no, dependiendo de la existencia de etiquetas (en el ejemplo sí que hay etiquetas, en concreto, Nombre, Primer Apellido...). Si hubiera etiquetas y la casilla no estuviera marcada, esas etiquetas se ordenarían con el resto de datos de la selección.

Aparte de las funciones ya mencionadas es conveniente conocer el uso de funciones como SI(), que se encuentra en el grupo de las lógicas, o CONTAR.SI(), que es de las estadísticas.

La sintaxis de SI() es la siguiente =SI(prueba lógica;valor si verdadero;valor si falso). Por ejemplo, puede usarse en una comparación entre el valor de dos celdas para que devuelva el valor Coinciden si es así y No coinciden en caso contrario.

Se observa que SI() también es sensible a mayúsculas y minúsculas, por lo que debe tenerse la precaución de pasarlo todo a mayúsculas o minúsculas para que no se produzcan errores. Dado que los valores a devolver son cadenas de caracteres, hay que escribirlas entre comillas.

La sintaxis de CONTAR.SI() es =CONTAR.SI(intervalo;criterios) y lo que hace es contar todos los valores del intervalo que cumplen los criterios impuestos.

En este caso ha contado el número de insuficientes (criterio) que hay en el rango C2:C7 (intervalo).