Podemos considerar que la mayor parte de las comunidades tienen cuatro funciones clave (1):
- Son nodos para el intercambio e interpretación de información. Dado que los miembros tienen una cognición compartida, saben lo que es relevante para ser comunicado y cómo presentar la información de manera útil. Una de las consecuencias es que una comunidad de práctica que difunde por todas partes es un canal ideal para transferir información, tal como las mejores prácticas, recomendaciones o retroalimentación a través de las demarcaciones organizacionales.
- Pueden guardar conocimiento en formas "vivas", diferentes de una base de datos o un manual. Incluso cuando rutinizan ciertas tareas y procesos, pueden hacerlo de forma que responden a circunstancias locales, siendo así útiles para profesionales. Las comunidades de práctica preservan sus aspectos tácitos de conocimiento que los sistemas formales no pueden capturar. Por esta razón, son ideales para iniciar en la práctica a los recién llegados.
- Pueden hacer de "administrador" de competencias para mantener la organización en la vanguardia. Los miembros de esos grupos discuten nuevas ideas, trabajo conjunto sobre problemas y están al corriente de los acontecimientos dentro y fuera de una empresa. Cuando una comunidad se compromete a estar en la vanguardia de un campo, los miembros distribuyen la responsabilidad para mantener el ritmo o impulsar nuevos acontecimientos. Esta búsqueda colaborativa hace valiosa la agrupación porque las personas invierten sus identidades en formar parte de una comunidad dinámica con visión de futuro.
- Potencian la creación de identidades. Están organizadas en torno a lo que interesa a sus miembros. La identidad es importante porque en un mar de información, ayuda a dar prioridad a aquello en lo que es importante poner atención, en lo que participar y qué aplazar para otro momento. En las organizaciones es importante tener un sentido de identidad, aspecto crucial de aprendizaje que caracteriza a una empresa inteligente. Si las empresas quieren beneficiarse de la creatividad de las personas, deben apoyar las comunidades como una vía para ayudarles a desarrollar sus identidades.
(1) Etienne Wenger, en el artículo "Communities of practice: learning as a social system" (1998).