B. La Hoja de Cálculo LibreOffice Calc

Una hoja de cálculo es un programa cuya apariencia es la de una inmensa tabla compuesta por infinidad de celdas que pueden ser manipuladas para obtener resultados a partir de ellas. El contenido de las celdas no tiene porqué ser exclusivamente numérico, sino que también pueden ser caracteres alfanumérico (texto acompañado o no por números). La hoja de cálculo de LibreOffice se llama Calc.

 

Icono LibreOffice Calc

 

Los documentos de una hoja de cálculo se llaman libros y están compuestos por hojas. Cada una de las hojas consta de un buen número de columnas, representadas por letras (desde la A hasta la AMJ), y de filas (más de un millón, representadas lógicamente por números). La intersección de una columna y una fila es lo que se denomina celda, que se identifica con la letra de la columna seguida del número de la fila (A1 es la celda que está en la esquina superior izquierda). La extensión que asigna Calc a sus libros es ods (OpenDocument Spreadsheet u hoja de cálculo de formato abierto), aunque pueden guardarse en otros muchos, entre ellos xls y xlsx que son los de la hoja de cálculo Excel de Microsoft. 

Estos términos proceden de la contabilidad, campo donde las hojas de cálculo son unas herramientas imprescindibles, aunque su uso se ha extendido a otros muchos. La razón de su aceptación reside en que permiten automatizar cálculos con cierta facilidad, haciendo posible el manejo de grandes cantidades de datos en poco tiempo y sin errores, algo muy apreciable. 

El objeto con el que opera una hoja de cálculo es la celda o la agrupación de unas cuantas de ellas (lo que se llama rango). Como ya se ha dicho, una celda puede contener números, caracteres alfanuméricos o una fórmula que manipule los datos contenidos en otras celdas. Una de las características más importantes de una hoja de cálculo es que solamente hay que escribir una vez la fórmula y ésta se extiende, particularizándose a la vez a otras celdas, sin más que estirar del extremo inferior de la celda donde se escribió.

Lo primero que se ve al abrir Calc es lo siguiente:

 Interfaz de Calc

 

Aparecen las habituales barras de título, de menús (y la mayor parte de los menús conocidos de otras aplicaciones) y de herramientas (por defecto son visibles Estándar y Formato). La forma de modificar la apariencia de Calc ocultando o mostrando barras de herramientas, así como personalizándolas es idéntico a la de Writer, por lo que ya es conocida.

Una barra importantísima, y que debe estar visible siempre, es la de fórmulas, reconocible por los iconos Barra de fórmulas. Una vez que se empieza a escribir en esta barra dichos iconos cambian a Iconos para finalizar escritura de la barra de fórmulas (el de la Suma Icono suma de la barra de fórmulas por el de Cancelar Icono cancelar de la barra de fórmulas y el de Función Icono función de la barra de fórmulas por el de Aplicar Icono aplicar de la barra de fórmulas).

En esta barra conviene escribir las funciones, ya que si se hace directamente en la celda pueden cometerse errores debido al tamaño de esta última, y también cualquier texto cuya longitud supere el tamaño de la celda. En el caso de querer modificar el contenido de una celda es casi obligatorio hacerlo desde ella.

Es posible insertar hojas, eliminarlas, cambiarles el nombre, moverlas o copiarlas, cambiarles el color de la pestaña, protegerlas (con una contraseña de posibles cambios), ocultarlas... Para ello se pulsa con el botón derecho sobre el nombre de la hoja y seleccionar la opción que interese en el menú contextual que se despliega:

 

Renombrar hoja

 

En una hoja de cálculo hay que tener cuidado sobre todo con el uso de la tecla Intro, pues al pulsarla se sale de la celda en la que se estaba escribiendo y se pasa a la que está inmediatamente debajo (si se escribía en D3 pasa a D4). Las teclas de los cursores y la de borrar hacia atrás juegan malas pasadas cuando se escribe directamente en la celda, pues al pulsarlas colocan el cursor en las celdas contiguas por lo que trastocan la escritura de datos y de funciones. Por todo ello, es recomendable usar la barra de fórmulas a no ser que se vaya a escribir un dato numérico no muy largo.

Para escribir en la barra de fórmulas se hace clic en la celda en la que se desea escribir y después en dicha barra. El cursor se sitúa al comienzo de ella y se observa que la letra de la columna y el número de la fila de la celda están señalados, así como que en el cuadro de nombre aparece la referencia de la celda (D3 en el ejemplo):

 

Escritura en la barra de fórmulas

 

Los nombres de las celdas y los rangos pueden escribirse directamente o bien pueden ser seleccionados con el ratón, haciendo clic en ellos. Para ajustar el tamaño de la celda al contenido, con el objeto de que éste se vea entero, puede usarse la orden Formato/Columna/Anchura óptima (no hay que modificar ningún valor, únicamente hay que pulsar en el botón Aceptar del cuadro de diálogo), o bien situar el cursor del ratón en la línea que separa la columna que queremos ajustar de la que está a su derecha y cuando dicho cursor adopte la forma de una doble flecha Doble flecha de autoajuste, hacer doble clic:

 

Autoajuste contenido